Politique de confidentialité relative aux candidats

À Enterprise Mobility, par l’entremise de nos filiales régionales indépendantes (« filiales ») administrant les marques Enterprise Rent-A-Car, National Car Rental, Alamo Rent A Car ainsi que Truck Rental, Car Sales, Commute with Enterprise Mobility, CarShare et Car Club, Entegral Holdings, ainsi qu’à notre société affiliée Enterprise Mobility Fleet Management, Inc., (collectivement, « Enterprise Mobility », « nous », « nos » ou « notre »), nous respectons votre confidentialité.  Nous avons mis en œuvre la présente politique de confidentialité (« politique de confidentialité ») et la politique sur les fichiers témoins (« politique sur les fichiers témoins ») afin d’expliquer nos pratiques en matière de cueillette et d’utilisation des données. Pour en savoir plus, consultez les sections ci-dessous.

La politique de confidentialité relative aux candidats s’applique à tous les candidats et employés potentiels (y compris ceux qui ne sont pas retenus dans le processus de demande d’emploi) et à des tiers (comme vos références) dont les renseignements nous sont fournis dans le cadre d’une demande d’emploi ou d’une demande liée à un emploi.  La présente politique a pour objectif de vous informer de la nature des données personnelles (définies ci-dessous) qu’Enterprise Mobility recueille, utilise et communique à votre sujet dans le cadre de votre demande d’emploi ou de votre recherche d’emploi auprès de nous, y compris les renseignements recueillis sur les sites https://careers.enterprise.com et https://emplois.enterprise.ca.    

Lorsque nous utilisons les termes « données personnelles du candidat », « employé » ou « emploi » dans la présente politique, nous le faisons pour des raisons pratiques seulement et cela ne doit en aucun cas être interprété comme ayant pour but de conférer le statut d’employé.  La présente politique ne fait pas partie d’un contrat de travail ou d’embauche, ne vous confère aucun droit contractuel et ne nous impose aucune obligation contractuelle.

Données personnelles que nous recueillons

Nous recueillons, utilisons et conservons une partie ou la totalité des types de données personnelles suivants relativement aux candidats:

• nom, adresse et coordonnées;
• renseignements sur les études et les antécédents professionnels;
• curriculum vitae, lettre de présentation ou formulaire de demande d’emploi;
• tout autre renseignement que vous avez fourni au cours du processus de demande d’emploi;
• préférences en matière d’emploi, consentement à déménager et salaire souhaité;
• vérification du casier judiciaire ou d’autres antécédents ou références (seulement s’il y a lieu);
• notes et dossiers d’entrevue, ainsi que les renseignements que vous nous fournissez au cours d’une entrevue;
• licences, permis et certifications professionnels ou autres que vous détenez;
• langues parlées et autres compétences pertinentes;
• prix et adhésions professionnelles;
• admissibilité à travailler dans le pays où se trouve le lieu de travail du candidat et date de début de la disponibilité;
• commentaires sur notre processus de recrutement;
• internet et autres activités, y compris le navigateur, l’historique de recherche et les renseignements concernant votre interaction avec nos sites Web ou nos publicités;
• correspondance générale;
• ententes de confidentialité signées

Information sensible

Nous recueillons des renseignements définis comme des « renseignements personnels sensibles » en vertu de diverses lois provinciales/étatiques sur la confidentialité.  Bien que ces lois puissent offrir une possibilité de retrait pour ces renseignements, nous utilisons et divulguons ces renseignements uniquement aux fins autorisées par la loi et qui ne nécessitent pas de possibilité de retrait. 

Comment recueillerons-nous vos données personnelles?

Nous recueillons des données personnelles sur les candidats au cours du processus de demande d’emploi et de recrutement, à partir des sources suivantes:

• vous-même, le candidat, y compris des documents écrits ( ex., curriculum vitae, listes de références, lettres de présentation, formulaires de demande d’emploi, etc.) et autres interactions que nous pourrions avoir avec vous (p. ex., correspondance écrite, entrevues, etc.);
• agences de recrutement;
• sources tierces accessibles au public ( ex., LinkedIn, sites d’emploi, bases de données de curriculum vitae), y compris des sites de recrutement où votre portfolio ou vos intérêts professionnels peuvent être consultés;
• agences de renseignements sur le consommateur (uniquement pour certains postes, et le cas échéant, ce sera indiqué);
• par l’entremise de notre utilisation des fichiers témoins et autres technologies de collecte automatisée des données : lorsque vous visitez nos sites Web, utilisez nos applications mobiles, ouvrez ou cliquez dans les courriels que nous vous envoyons, ou interagissez avec nos publicités, nous, ou les tiers avec lesquels nous travaillons, recueillons automatiquement certains renseignements au moyen de technologies comme des fichiers témoins, des pixels-espions, des pixels invisibles, des pixels, des balises Internet, des journaux de serveur Web et autres outils de collecte de données. Pour en savoir plus, veuillez consulter la politique sur les fichiers témoins;
• fournisseurs de services de vérifications préalables à l’emploi (uniquement pour certains postes, et le cas échéant, ce sera indiqué);
• personnes que vous avez nommées dans vos références

Si nous recueillons des renseignements auprès de tiers, nous obtiendrons tout consentement requis de votre part avant de le faire.  Dans la mesure où vous nous fournissez les renseignements d’une personne nommée dans vos références ou de toute autre tierce partie dans le cadre de votre demande, il vous incombe d’obtenir le consentement de cette tierce partie avant de nous fournir ces données personnelles.

Objet du traitement

Nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des données personnelles aux fins professionnelles suivantes:

• le recrutement ou la nomination à un poste pour lequel vous avez postulé, y compris le traitement de votre demande d’emploi, l’évaluation de vos aptitudes et de vos compétences, de vos qualifications et de l’adéquation au poste ou à un type de travail, et la communication avec vous relativement à votre demande d’emploi ou à d’autres demandes;
• la vérification préalable à l’emploi et la vérification des références, le cas échéant et avec votre consentement, lorsque les lois applicables l’exigent;
• les vérifications de solvabilité préalables à l’emploi, avec votre consentement et lorsque les lois applicables le permettent, pour les postes comportant des responsabilités fiduciaires importantes;
• la communication des mises à jour concernant votre candidature et pour vous faciliter l’utilisation des sites d’emploi;
• la tenue de dossiers relativement à notre processus d’embauche;
• la protection de nos droits et de nos biens légaux;
• le respect de toute obligation légale ou réglementaire;
• l’utilisation des données du sondage pour identifier les occasions et mettre en œuvre des changements afin d’améliorer l’efficacité de nos processus de recrutement, y compris par l’analyse et la production de rapports cumulatifs;
• la dépersonnalisation ou le regroupement des renseignements personnels recueillis à votre sujet et leur utilisation à des fins légales;
• la surveillance et la promotion de l’égalité d’accès à l’emploi;
• l’administration générale des affaires, comme la gestion, l’administration et l’amélioration de notre processus de demande d’emploi

Dans le cas de certaines activités pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous comme il est indiqué ci-dessous.  Nous vous informerons à l’avance si nous avons l’intention de traiter ou de divulguer vos données personnelles à d’autres fins que celles énoncées ci-dessus. 

Si nous choisissons de vous faire une offre d’emploi ou d’embauche, que vous acceptez cette offre et que vous devenez employé d’une entité d’Enterprise Mobility, les données personnelles fournies ou obtenues dans le cadre de votre processus de demande d’emploi peuvent être i) transférées à notre système des ressources humaines et intégrées à celui-ci; ii) utilisées pour gérer le processus relatif aux nouveaux employés; iii) ajoutées à votre dossier d’emploi; et iv) utilisées à d’autres fins liées à l’emploi ou au travail. De plus amples détails sur le traitement des données personnelles des employés sont fournis dans notre politique de confidentialité relative aux employés ou dans les politiques applicables relatives au personnel, qui seront mises à votre disposition, le cas échéant.

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas certaines données personnelles?

La transmission de données personnelles est volontaire. Toutefois, veuillez noter que si vous ne nous fournissez pas suffisamment de renseignements pour que nous puissions évaluer votre candidature ou nous conformer à nos obligations légales, l’entité d’Enterprise Mobility pour laquelle vous postulez pourrait ne pas être en mesure de traiter votre demande d’emploi ou d’évaluer votre candidature à un poste en particulier.  

Destinataires de vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent être transmises à notre équipe des ressources humaines, à l’entité, à la société affiliée ou à la filiale à laquelle vous soumettez votre candidature, aux chefs d’équipe concernés et aux autres employés et services qui ont besoin d’accéder à ces données personnelles dans le cadre de leurs fonctions.

Nous pouvons transmettre des données personnelles vous concernant à des fournisseurs de services ou des consultants sélectionnés agissant en notre nom qui nous aident à réaliser les objectifs énumérés dans la section « Objet du traitement » de la présente politique.  Par exemple, nous pouvons transmettre des données personnelles aux administrateurs de nos sites d’emploi (y compris Yello, Inc., iCIMS, Inc. et Radancy) ainsi qu’à des fournisseurs de services qui effectuent des vérifications des antécédents.  Ces fournisseurs de services ou consultants reçoivent les renseignements dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches désignées. Ces fournisseurs de services ou ces consultants ne sont pas autorisés à divulguer ou à utiliser à leurs propres fins les données personnelles que nous leur fournissons.

Il peut être nécessaire, de temps à autre, de transmettre vos données personnelles à d’autres tiers, notamment, i) des membres de la famille ou des représentants légaux d’employés potentiels; ii) d’autres organisations relativement à une opération structurelle, proposée ou complétée, impliquant une partie ou la totalité d’Enterprise Mobility, comme une fusion, une vente ou une faillite; iii) les autorités gouvernementales lorsque la loi l’exige, en réponse à un processus, une obligation ou une demande d’ordre juridique ou dans le but de protéger nos droits ou nos biens.

Plateformes et réseaux des médias sociaux

Puisque nos sites Web comprennent des fonctions comme des plugiciels, des widgets ou d’autres outils de tiers, les renseignements peuvent être recueillis par nous et les tiers ou partagés entre nous et les tiers. L’utilisation de vos renseignements personnels par des tiers n’est pas régie par la présente politique de confidentialité. Vous avez le droit de refuser que nous utilisions ces technologies, comme décrit plus en détail dans la présente politique de confidentialité.

Si vous utilisez l’un de ces sites de médias sociaux et que vous ne souhaitez pas qu’ils recueillent des données par l’entremise de notre site Web et les lient à vos données de candidat, vous devez vous déconnecter du site de votre compte utilisateur avant de visiter notre site Web et supprimer les fichiers témoins pertinents. Vous pouvez également bloquer les plugiciels sociaux à l’aide d’ajouts de navigateur. Consultez les sites des médias sociaux pour obtenir des instructions sur leur plugiciel ou consultez notre politique sur les fichiers témoins pour obtenir plus de renseignements.

Transferts de données personnelles

Les renseignements que vous soumettez dans votre demande sur les sites d’emploi seront stockés et traités par nous ou nos fournisseurs de services tiers aux États-Unis (car les serveurs de l’application que nous utilisons sont situés aux États-Unis; voir ci-dessous pour en savoir plus) et dans le pays où vous postulez.

Mise à jour de vos données personnelles

Si vous avez créé un compte dans notre application de recrutement ou dans notre système de suivi des candidats, vous pouvez passer en revue et dans certains cas modifier les données personnelles que nous avons à votre sujet en ouvrant une session dans votre compte.  Tout renseignement mis à jour dans votre profil sera utilisé la prochaine fois que vous ferez une demande d’emploi à l’aide de votre compte en ligne.  Dans la mesure où, pour un poste auquel vous avez déjà postulé, les demandes sont toujours acceptées, vous pouvez soumettre à nouveau votre demande avec vos renseignements de profil mis à jour pour appliquer les modifications à la demande soumise précédemment.

Candidats de la Californie

En vertu des lois californiennes sur la confidentialité, les résidents de Californie ont certains droits à l’égard des renseignements personnels que nous avons recueillis à leur sujet.  Si vous habitez en Californie, vous pouvez exercer les droits suivants concernant vos renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions et limites:

• le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet et d’apprendre comment nous recueillons ces renseignements, l’objectif de leur collecte et les types de parties auxquelles nous pouvons les avoir transmis;
• le droit de corriger des renseignements personnels inexacts;
• le droit de supprimer les renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet;
• le droit de refuser toute vente ou tout partage de vos renseignements personnels;
• le droit de ne pas subir de traitement discriminatoire parce que vous exercez les droits à la confidentialité (pertinents) qui vous sont conférés par les lois californiennes sur la confidentialité

Notre utilisation de témoins ou de toute autre technologie de suivi est considérée comme une « vente » ou un « partage » des renseignements personnels en vertu de la loi californienne (dans ce contexte, le « partage » signifie l’utilisation dans le cadre de publicité contextuelle croisée).  Vous pouvez refuser en cliquant sur le bouton « Paramètres de confidentialité » situé dans la partie inférieure de la page du site Web. 

1. Les catégories suivantes de renseignements personnels divulgués sont considérées comme des « ventes » ou des « partages » en vertu de la loi californienne : renseignements sur l’appareil et données de géolocalisation.
2. Les catégories suivantes de tiers auxquels des renseignements personnels ont été divulgués sont considérées comme des « ventes » ou des « partages » en vertu de la loi californienne : plateformes et réseaux des médias sociaux.

Nous reconnaissons généralement les signaux de préférences en matière d’option de retrait reconnus commercialement (p. ex., Global Privacy Controls [GPC]). La reconnaissance de ce signal s’applique uniquement à l’appareil ou au navigateur qui communique le signal et n’est pas partagée avec tous les appareils ou navigateurs que vous utilisez pour accéder au site Web.

Si vous avez créé un compte et soumis des renseignements personnels à nos sites d’emploi, vous pouvez exercer vos droits de correction, de suppression et d’accès en vertu des lois californiennes en ouvrant une session dans votre compte à l’adresse us-erac.icims.com.  Une fois connecté, vous pourrez afficher, corriger ou supprimer vos renseignements personnels.

Pour toute question ou demande en lien avec la confidentialité et la protection des données, veuillez soumettre votre demande par le PORTAIL MONDIAL DE LA CONFIDENTIALITÉ.

Mineurs

Nos applications, sites d’emploi et outils de recrutement en ligne ne s’adressent pas aux personnes de moins de 16 ans ou n’ayant pas encore atteint l’âge de la majorité dans leur pays, et nous ne recueillons pas sciemment des renseignements personnels à leur sujet.  Toutefois, si vous croyez que votre enfant nous a fourni des données personnelles, veuillez nous en informer pour que nous les supprimions en nous écrivant à jobsprivacy@ehi.com ou en soumettant votre demande par le portail mondial de la confidentialité.

Modification de la présente politique

Au besoin, nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de tenir compte des changements dans nos pratiques en matière de renseignements.  Si nous apportons des changements importants, nous vous en aviserons par courriel (dans la mesure où nous avons votre adresse de courriel) ou, si la loi l’exige ou l’autorise, avant la date d’entrée en vigueur des changements concernant les données personnelles que nous avons préalablement recueillies à votre sujet. Nous vous invitons à consulter de temps à autre la présente politique pour connaître nos plus récentes pratiques en matière de confidentialité.

Nous joindre

Si vous avez besoin de plus de précisions au sujet de cette politique ou si vous avez des questions ou des demandes concernant la façon dont nous ou nos fournisseurs de services traitons les données personnelles, n’hésitez pas à communiquer avec nous à l’adresse jobsprivacy@ehi.com. 

Dernière mise à jour : juillet 2023